Voorkomen dat verzonden e-mails in spam terechtkomen is iets waar bijna elke ondernemer vroeg of laat mee te maken krijgt. Je schrijft een nette e-mail, voegt misschien een afbeelding toe, en stuurt het bericht met een goed gevoel naar je klanten. Maar dan gebeurt het… de e-mail belandt in de spammap.
Dat betekent dat veel mensen jouw bericht nooit zien. Dat is zonde, vooral als je bezig bent met e-mailmarketing, nieuwsbrieven of belangrijke communicatie.
Waarom komt een e-mail in spam terecht?
Tegenwoordig worden dagelijks miljoenen nepberichten, phishing-pogingen en spam rondgestuurd. Omdat e-mailproviders hun gebruikers willen beschermen, gebruiken ze slimme filters om verdachte e-mails te herkennen en automatisch te verplaatsen naar de spammap.
Daarom moet elke organisatie goed letten op wat zij verstuurt. Een paar kleine fouten kunnen al genoeg zijn om een bericht te markeren als ongewenste mail. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren door het gebruik van verkeerde woorden, slechte afzendergegevens, of een onderwerpregel die vermoeden van oplichting wekt.
De meest voorkomende redenen dat mails in spam komen
- Geen afmeldlink
- Geen fysiek adres
- E-mails zonder toestemming versturen
- Gebruik van spamwoorden
- Inactieve of foutieve e-mailadressen in je lijst
- Grote afbeeldingen en weinig tekst
- Te veel bijlagen
- Onjuiste informatie in het afzenderveld
- Spelfouten en slordige zinnen
Een e-mail mag inhoudelijk nog zo goed zijn, maar als het systeem van een provider het bericht verdacht vindt, komt het in de spammap terecht. Gelukkig kun je hier veel aan doen.
Hoe kun je Voorkomen dat verzonden e-mails in spam terechtkomen?
Als je wilt dat jouw e-mails netjes in de inbox van de ontvanger terechtkomen, zijn er duidelijke stappen die je kunt volgen. Dit zijn oplossingen die wereldwijd door marketeers en e-mailplatforms gebruikt worden.
1. Vermijd spam-triggers
Wanneer een e-mailprovider jouw bericht controleert, zoekt het systeem naar signalen die horen bij spam. Daarbij wordt gekeken naar de onderwerpregel, de inhoud, het aantal woorden, het aantal afbeeldingen en zelfs het gedrag van de ontvangers. Bijvoorbeeld:
- Geen afmeldlink: Als iemand geen mogelijkheid heeft om zich uit te schrijven, ziet een e-mailprovider dit als ongewenste en opdringerige marketing. Het systeem gaat ervan uit dat mensen tegen hun wil berichten blijven ontvangen, waardoor de e-mail sneller in de spammap terechtkomt.
- Onderwerp met veel hoofdletters of uitroeptekens: Woorden zoals gratis of vandaag nog worden vaak misbruikt in phishing-mails.
- Te veel bijlagen: Dit kan gezien worden als risico op virussen.
- Alleen afbeeldingen zonder tekst: Dan kan het systeem niet controleren of de inhoud betrouwbaar is.
Door normale, duidelijke taal te gebruiken en een nette onderwerpregel te schrijven, voorkom je veel problemen. Gerelateerde termen zoals spamfilter, e-mailmarketing en mail deliverability komen hier direct om de hoek kijken.
2. Vraag ontvangers om je adres toe te voegen aan de veilige lijst
Gmail, Outlook en Yahoo controleren streng welke berichten wel en niet in de inbox mogen komen. Als een ontvanger jouw afzenderadres opslaat als veilige verzender, is de kans op spam veel kleiner. Veel bedrijven leggen dit uit in hun welkomstmail met een korte uitleg of screenshots.
Als je precies wilt leren hoe je zo’n welkomstbericht stap voor stap schrijft, dan is dit artikel handig Wat is spam? Betekenis, soorten en hoe je het voorkomt
3. Verstuur geen e-mails zonder toestemming
E-mails sturen naar mensen die nooit hebben gevraagd om berichten te ontvangen, werkt juist tegen je. Ze markeren je bericht als spam of verwijderen de mail meteen. Daardoor krijgt je domein een slechtere reputatie. Dit heeft directe invloed op je afleverbaarheid in toekomstige campagnes.
4. Controleer je teksten
Spelfouten en typfouten komen onprofessioneel over, maar kunnen ook een signaal zijn voor spamfilters. Teksten die rommelig of automatisch gegenereerd lijken, vergroten de kans dat de e-mail wordt tegengehouden.
5. Gebruik e-mailauthenticatie
Providers willen zeker weten dat een mail echt van jouw domein komt. Daarom worden deze instellingen toegevoegd in de DNS-zone van je domein. In de DNS-records komen SPF, DKIM en DMARC, zodat mailservers kunnen controleren of het bericht van een veilige en toegestane bron komt.
- SPF controleert of de server die een bericht verstuurt, toestemming heeft om dat te doen.
- DKIM plaatst een digitale handtekening in de e-mail, zodat de ontvanger kan controleren of het bericht echt van het genoemde domein komt.
- DMARC zorgt dat beide systemen samenwerken en geeft instructies aan de ontvangende server, bijvoorbeeld of een bericht geblokkeerd of doorgelaten moet worden.
Een e-mail zonder SPF of DKIM kan door veel providers automatisch worden geweigerd, zelfs als de inhoud correct is.
6. Test je e-mail met spamcheckers
Tools zoals GlockApps, Mail Tester of andere e-mail deliverability-software helpen bij het controleren van de kwaliteit van de inhoud. Zo zie je meteen of de tekst, opmaak of links problemen kunnen veroorzaken.
Wil je een duidelijke checklist om fouten te vermijden en exact te zien wat je moet testen? Dan helpt dit artikel Wat is een firewall en welke opties heb je?
7. Houd je aan de regels voor e-mailmarketing
De internationale CAN-SPAM-wet bepaalt hoe bedrijven met marketingmails moeten omgaan. In deze regels staat onder andere dat een mail altijd een afmeldlink moet bevatten en dat niemand misleid mag worden met neponderwerpen of verborgen informatie. Dit gaat niet alleen over marketing, maar ook over vertrouwen.
8. Gebruik een betrouwbare e-mailmarketingdienst
Professionele platforms zoals Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign en vergelijkbare systemen controleren zelf al op spamgedrag. Zij beschermen jouw domein en zorgen ervoor dat het verzendadres niet in een zwarte lijst terechtkomt.
9. Verwijder inactieve adressen
Wanneer je lijst vol staat met adressen die jouw mails nooit openen, ziet dat eruit als massaspam. Het is beter om af en toe lijsten op te schonen. Dit helpt je reputatie en verhoogt het percentage geopende e-mails.
10. Verstuur regelmatig e-mails
Als iemand maanden niets van je hoort, herkent die persoon je e-mailadres niet meer en kan het bericht sneller als spam worden gezien. Regelmatige communicatie bouwt vertrouwen op.
11. Wees eerlijk en transparant
Gebruik geen misleidende onderwerpregels of teksten. De ontvanger moet begrijpen wat voor mail het is en waarom die wordt gestuurd. Duidelijke communicatie werkt altijd beter dan trucjes.
12. Gebruik een herkenbaar afzenderadres
Mensen vertrouwen eerder een e-mail van een duidelijk en herkenbaar adres, bijvoorbeeld info@jouwdomein.nl in plaats van een willekeurig technisch adres. Onbekende adressen worden sneller genegeerd of als spam gezien.
13. Plaats geen verkorte of verdacht uitziende links
Spamfilters letten op links zoals bit.ly of andere onbekende URL’s. Gebruik liever volledige en betrouwbare domeinen, zodat ontvangers en filters kunnen zien waar de link naartoe leidt.
Is het gebruiken van bit.ly reden dat een e-mail in spam terechtkomt? Kort antwoord: niet automatisch, maar het verhoogt wel de kans. Links die het einddoel verbergen, kunnen door filters als risicovol worden gezien omdat ze lijken op technieken die bij phishing worden gebruikt. Daarnaast kan een kort-URL-domein al eerder misbruikt zijn, wat de reputatie van de link schaadt.
Wat kun je doen om het risico te verkleinen:
- Gebruik, waar mogelijk, de volledige en herkenbare URL in de e-mail, vooral in de plain‑text versie.
- Overweeg een merkgebonden korte domein (bijv. go.jouwdomein.nl) in plaats van algemene shorteners.
- Beperk het aantal verkorte links per e-mail en voorkom meerdere redirects.
- Gebruik de ingebouwde kliktracking van je betrouwbare ESP in plaats van externe shorteners.
- Test je e-mail met een spamchecker voordat je naar je volledige lijst stuurt.
14. Vermijd te zware HTML-opmaak
Overmatig gebruik van HTML, animaties of scripts kan spamfilters activeren. Een e-mail hoeft niet technisch zwaar te zijn om professioneel over te komen.
15. Zorg dat je domein een goede reputatie heeft
Als een domein of verzendende server eerder is misbruikt, kan dit invloed hebben op al je toekomstige e-mails. Gebruik daarom een veilige host en let op security-instellingen.
16. Controleer of je IP-adres niet op een zwarte lijst staat
Soms belandt je IP-adres per ongeluk op een blacklist door spam van anderen op dezelfde server. Met online tools kun je dat controleren en indien nodig laten verwijderen.
Conclusie
Het is niet moeilijk om te Voorkomen dat verzonden e-mails in spam terechtkomen, maar je moet wel de juiste stappen volgen. Door duidelijke teksten te schrijven, toestemming van abonnees te hebben en e-mailauthenticatie in te stellen, kom je al een heel eind. Het doel is simpel: betrouwbare e-mailmarketing met een goede bezorging in de inbox.
Veelgestelde vragen
1. Waarom komen mijn e-mails steeds in spam terecht?
Meestal komt dit door ontbrekende authenticatie, verdachte onderwerpregels, klachten van ontvangers, of omdat jouw domein een lage reputatie heeft.
2. Wat is de beste manier om e-mails in de inbox te krijgen?
Het instellen van SPF, DKIM en DMARC, het verwijderen van slechte adressen en goede tekstkwaliteit helpen enorm.
3. Kan ik een e-mail uit de spammap terughalen?
Ja, ontvangers kunnen jouw bericht markeren als Geen spam, waardoor toekomstige e-mails vaker in de inbox komen.
4. Wat gebeurt er als te veel mensen mijn e-mails als spam markeren?
Wanneer meerdere ontvangers jouw mails als spam melden, krijgt je domein een lagere reputatie. Hierdoor kunnen providers jouw toekomstige berichten automatisch blokkeren of direct naar de spammap verplaatsen.
5. Waarom komen mijn e-mails niet eens aan bij de ontvanger?
Soms worden e-mails al bij de server tegengehouden voordat ze in de inbox of spammap verschijnen. Dit gebeurt vaak door ontbrekende instellingen zoals SPF, DKIM of DMARC, of omdat jouw verzendende IP op een zwarte lijst staat.
6. Kan een afbeelding in een e-mail ervoor zorgen dat het bericht in spam komt?
Ja, het gebruik van veel grote afbeeldingen en weinig tekst kan verdacht lijken. Providers kunnen dan niet goed analyseren of het bericht veilig is, waardoor het eerder in spam terechtkomt.